Funderar ni på Dokumenthanterings-system? Eller det ni har används inte som det var tänkt?

Egentligen har alla ”Dokumenthanteringssystem”. Åtminstone ett halvt, kanske utan att ens tänka på det. Här diskuterar vi hur vi tänker om det. Och hur enkelt det går att komplettera den halva man har med de funktioner som fattas, och på det sättet få en riktigt bra helhet. Även utan traditionella dokumenthanteringssystem. 

Många har dokumenthanteringssystem på agendan, letar, tittar men kanske avstår när det framgår hur omfattande arbetet är. Andra har börjat men inte nått ända fram med införandet. Det finns även framgångsrika införanden så klart. Men på varje framgång går det förvånansvärt många satsningar som är mindre lyckade   

Antingen fallerar hela projekt. Kanske går själva införandet bra men lösningen används inte, i vart fall inte som det var tänkt och tynar därför bort. Eller lösningen återspeglar inte verksamheten, användarna styrs med policys och rundar själva systemet med egna varianter när blir för omständligt att använda. Många sitter också med stort underhåll av lösningar som kommit i drift. 

Varför? För det första, det arbete med dokument, handlingar, manualer, ritningar, och innehåll som dokumenthanteringssystemet skall stödja kan se väldigt olika ut.  

Störst chans att lyckas med dokumenthanteringssystem är när det stöder mer rutinbetonat och strukturerat arbete som kan beskrivas som processer. Där ligger nämligen grunden för taggning och metadatastrukturer i systemet.  

Det är bara det att många kvalificerade jobb ligger åt det analytiska, kreativa, undersökande och problemlösande hållet. En öppnare typ av frågor och situationer som mer sällan kan beskrivas som processer, flöden eller rutiner. Där är det snarare vi människor som är själva ”processen”. Oavsett om det handlar om ledning, försäljning, stabsjobb, utveckling, projektarbete, administration eller produktion.

Dokument hanteras och lagras då mer ostrukturerat, efter vars och ens egen idé, beroende på vilket arbete man utför och hur.  Dessutom är sådana objekt ofta inbäddade i andra system. Och många har märkt att det är väldigt svårt att återspegla detta genom taggning och metadatastrukturer. 

Just därför är det inte alls självklart att traditionella dokumenthanteringssystem tillför lika mycket värde vid sammansatt arbete som vid mer rutinbetonat. Däremot behövs riktigt vassa digitala hjälpmedel för att få ut mesta möjliga värde ur kvalificerat mänskligt arbete.

Vad är då egentligen ”Dokumenthanteringssystem”?

Viktiga kriterier man brukar tala om är; lagring av olika format, taggning, bra sökmöjligheter, versionshantering, livscykelhantering, åtkomstkontroll, loggning av ändringar och hur handlingar används, in- och utcheckning av objekt, delning, mobil åtkomst, mm.

Dessa kriterier fastställdes innan vi hade dagens snabbt expanderande universum av nya molntjänster, appar, webbar och system som på olika sätt hanterar sådan information. Alltså dokument, mail, handlingar, ritningar, bilder, inbäddade objekt.

dropbox-exempel-mappar

Därför inser man lätt att det kan bli en övermäktig uppgift att försöka fånga dessa snabbt expanderande informationsmängder i ett enda dokumenthanteringssystem.

Kanske borde vi därför se saken från ett helt annat håll i stället? Fråga oss hur många ”kriterier” för dokumenthanteringssystem som egentligen behöver mötas? Och när? Eller hur väl de lösningar man redan har möter dem?

Vi har arbetat mycket med den här frågan. Vi vill påstå att det som ofta saknas är en riktigt vass sökfunktion. Bra sätt att få relevans i informationen man hittar. Gärna filter och möjligheter att se informationen från olika håll. Självklart också att kunna nå de olika data- och dokumentkällor man har samtidigt.

Just nu händer det saker! Precis de här funktionerna går att få tag på separat numera. De finns som tillägg till redan befintliga datakällor och system. För att komma åt funktionerna behöver man inte längre flytta alla objekt till ett dokumenthanteringssystem och byta ut systemen där dokument, ”content”, ostrukturerad information redan ligger. Ungefär som med BI, där man också utökar redan existerande datakällor med nya funktioner.

På det sättet kan man både möta ”kriterierna för dokumenthantering” och samtidigt jobba vidare i befintliga resurser utan att ändra i dem. Bästa av två världar, och flexibilitet!

Vad gör då dessa tillägg? De hanterar stora datamängder, algoritmiskt, statistiskt, grafiskt och med kvalificerad dataanalys. De tittar på hur och var informationen lagrats, i vilka format, om det är på egna servrar eller i molnet, om den taggats, om det finns metadata och framför allt, vilket innehåll, ”content” som finns. Saknas det taggar och metadata kan de skapas maskinellt på ”syntetisk” väg, med hjälp av algoritmer.

Behörigheter, åtkomstkontroll, versionshantering, loggning, mm kan ärvas från källsystemen där originalinformationen redan finns.

Resultatet är en helhet bestående av vassa sökmöjligheter, filter, analyskapacitet och kontroller. Precis som med traditionell dokumenthantering. Busenkelt att använda med allt på ett ställe. Befintliga system behöver varken ändras eller bytas. Och det sker helt utan de sedvanliga utvecklingsprojekten.

Vi visar gärna hur det går till. Vår paketerade, standardiserade molntjänst ”HUB” adderar vassa funktioner till befintliga lösningar där dokument och övrigt ”content” lagras idag. På köpet får man en riktig ”snabbväg till digitalisering”  https://www.hubapp.org/

På 24 timmar kan vi ge helt nytt liv till er egen information, era IT resurser. Interna som externa, ni väljer. Ett helt nytt sätt att göra det på. Inga servrar, licenser, konsulter. Agilt, inga projekt. Bara aktivera tjänsten.  Vi bjuder på en test. 

Utmana oss gärna med era utmaningar!