Hur digitaliserar bygg- och fastighetsbranschen? Och varför!

Litet bakgrund. Bygg och fastighet har under lång tid investerat i mängder med IT system och resurser. Syftet, att stödja olika verksamhetsfunktioner och processer. Uthyrning, redovisning, hyresadministration, felanmälan, ritningar, bilder, dokument, projekt, larm, räknare, passeringar, media, temperatur, luftkvalitet, logistik, besiktningar och mycket mer.

Få branscher utöver industrin har faktiskt en så spridd och heterogen systemflora som bygg och fastighet.

De flesta systemen är interna. Andra är externa. Som när de ingår i FM leveranser, extern uthyrning, entreprenader, projektledning, arkitekttjänster, Internet of Things (IoT). Alla dessa system fungerar för det mesta bra som stöd i specifika processer och verksamhetsfunktioner.

Detta med ”digitalisering” då? Ja, i alla dessa system finns väldigt mycket värdefull information. Men den är bara åtkomlig för de som vet hur systemen används. Ofta använder man bara ett system åt gången.

För att göra information från flera system tillgänglig samtidigt har vi hittills använt databaser, portaler, webbar, BI lösningar, dokumentlager och liknande. Appar och webbgränssnitt ”digitaliserar” interaktionen med vissa system, erbjuder self-service möjligheter för kunder och samarbetspartners.

Det är bättre. Men det saknas en viktig bit. Vi utgår fortfarande från det kända. Informationen utgår från processer. Vi vrider och vänder på givna rapportformat och kuber (budget, prognos, vakans, förbrukning, slutkostnad, progress, mm). Använder förutbestämda vyer, modeller och beräkningar.

Biten som saknas? Vi har en växande kil. Mellan den expanderande mängden lösningar, som innehåller enorma mängder värdefull information. Och människans förmåga att göra bra värde och mening av allt detta.

Vår vardag är så mycket mer än förutbestämda mallar och format. Vi tänker också fritt, är kreativa, sociala, löser problem, gör affärer och behöver inspiration. För det behövs stora mängder data. Men dagens lösningar kan inte hjälpa oss i de här litet mer komplexa situationerna på ett enkelt och relevant sättDet hindrar oss från att göra vårt bästa på jobbet!

En av våra kunder tar ett rejält digitaliseringsgrepp. En utgångspunkt var att de ”använde en timma per tekniker och dag, enbart för att titta i systemen, se om det hade hänt något innan de kunde börja agera på händelsen ”. Det medförde många samtal, möten, letande och frågor innan man ens kom igång. Eller kunde konstatera att man skulle avstå från att agera. Inte hållbart i längden.

Nu kommer nästa steg. Det vi kallar ”digitalisering”. Själva informationen, innehållet i datakällorna görs tillgänglig för användning, som ”Big-Data”. Det ger nytt liv och värde till  Information som slumrar i olika system, plattformar, databaser och lösningar! Interna som externa, system hos samarbetspartners. Webbar, databaser och omvärldsbevakning.

Hur skiljer sig då ”Digitalisering” idag från den digitalisering vi haft sedan datorernas födelse? Ett försök hitta en definition är att ”Digitalisering” skall bidra med mer än att enbart förlänga och snabba upp våra egna redan befintliga förmågor. Alltså att man får ut det oväntade, det man inte visste finns.

Processtödet i systemen gör det vi människor redan kan fast snabbare. Smart användning av själva informationen möjliggör det nya, okända och oväntade. ”Digitalisering” ger oss alltså mer än det vi själva kan få ut av stora informationsmängder.

Ungefär som när vi surfar runt på Spotify. Förr spelade vi kända artister, album och låtar på skiva, inte särskilt många skivor egentligen. Nu kan vi med några klick i en musiktjänst få helt fantastiska musikupplevelser, sampla, utforska, upptäcka det okända, det nästan oändliga. Det ger helt nya insikter!

Vi har tagit fasta på detta. Vi använder samma slags teknologier för vår ”HUB”, och ”HUB Analytics”. Där har vi paketerat vår erfarenhet av bygg- och fastighetsbranschen med teknologier som hittills inte använts för B2B. Teknologi från  appar, spel, sociala medier, sök och dashboards. I maskinrummet finns olika sökfunktioner, algoritmer och statistiska modeller. Frågor ställs i ”natural language”, man skriver precis det man undrar. Som när vi ”Googlar”. Vi filtrerar, klickar, samplar och zoomar ungefär som med spellistan i Spotify.

HUB artikel digitalt bygg fastighetVarför dessa teknologier? Jo, för att de är så oerhört bra. Vem har inte saknat det privata digitala livets enkelhet och möjligheter på jobbet! Paketerade tjänster som bara aktiveras och sedan fungerar direkt. Därför inga konsulter eller stora implementationsprojekt. Ingen utbildning. Kommer som molntjänst, hyrs, och har en oerhört attraktiv prisbild.

  • På det sättet kan fastighetsdriften i exemplet ovan, fastighetsteknikerna helt fritt svepa över miljontals rader med larm, grafer och annan viktig information i en dashboard på sekunder. Klicka, zooma och filtrera sig fram. Se felanmälningar, ärenden, köer, åtaganden, krysslistor grafer och sådant som är kopplat till händelsen. Samtidigt. I en snygg informationsfeed.
  • På motsvarande sätt kan en administrativ medarbetare, fastighetschef tex, direkt zooma in och ut på enskilda händelser. Förhöjd CO2 nivå i en fastighet, i ett konferensrum, se det på en ritning och samtidigt se hur den hänger ihop med utfästelserna i hyresavtal, anvisningar som skall följas, korrespondens och eventuella öppna ärenden. Ta initiativ. Föreslå förbättringar.

Digitaliseringen är viktig för våra jobb! Tydligt i detta exempel. I båda fallen handlar det nämligen om bristyrken. I branscher som måste använda varje timma förnuftigt. Digitalisering medverkar alltså till att människan kan bli sitt allra bästa jag på jobbet! Oavsett om det handlar om nya affärer, eller att ta hand om den affär man redan har på ett bättre sätt.

Sådan här ny teknologi drar igång helt nya idéer, tankar och ger ny insikt. Det öppnar även upp ett nytt ekosystem, både för befintliga och nya aktörer. Utmanar, rör om och förflyttar. Inte alltid utan tuggmotstånd.

Utmana oss gärna med era utmaningar. Inboxa så delar vi med oss av verkliga utmaningar i Bygg- och Fastighetsbranschen. Vad vi har löst och hur vi har löst det. Vad som varit enkelt och vad som varit mer utmanande. Hur fräsch teknologi gör att man kommer framåt på ett elegant sätt. Visar konkret vad vi menar med ”Digitalisering”!

Julbrev 2016

Dags för Helg! Pausa processorn en stund. Minnas. Ett år med mycket dynamik, dramatik och stora förflyttningar. I samhälle, politik, näringsliv, teknologi. Och allt hänger ihop, det ena påverkar det andra.

Beror detta i sin tur på allt större skillnader, kontraster, påfrestningar?  Det talas ju om att vårt ”samhälle spricker isär”. På ena sidan de som har resurser, relevant kunnande, förmåga att anpassa sig och som tar vara på tekniska framsteg. På andra sidan, de som saknar allt detta. Och därför hamnar i ytterkanterna av samhället, eller söker sig till det extrema. I så fall har vi nog ett gap, ett växande och problematiskt sådant.

Det är väldigt svårt för vår verksamhet att ha en idé om vad om vart allt detta skall leda oss i stort. Däremot kan vi bättre överblicka hur vi påverkas av teknologi, och det Digitala landskap vi verkar i.

En tanke. Helt vanliga människor, sådana som vi själva, och som drabbats av det katastrofala som sker i Syrien har ”lämnat allt” bakom sig när de flytt. Utom sin smartphone. Den är en livlina, en säker plats för de pengar man till äventyrs har kvar, register, kontakter, sociala kanaler, appar, bilder, dokument, minnen… Den Digitala världen är kvar även när den fysiska världen har rasat samman, totalt. En flexibel Digital plattform är en hjälp när livet måste etableras på nytt, någon annanstans.

En tanke till.  En människa i Sverige kan ha trygghet, tak över huvudet, rentav ett jobb och mat på bordet. Men glida ut i periferin, få gradvis sämre möjligheter att verka i det samhälle man är, eller borde vara en del av. Människor som inte har tillägnat sig den nya Digitala tekniken.

Man kan nog anse vad man vill om att ta till sig ny teknik. Verkligheten visar tydligt att den som gör det är relevant. Är därför med i samhällsutvecklingen, har lättare att hitta en plats där man kan verka och det ger rörelsefrihet.

Vi verkar ju B2B, i företag och organisationer. Det är precis likadant här. Många är på alerten, intresserar sig, även om man inte vet allt, testar därför, lär sig. Alltför många andra, hela vägen upp till ledningar och styrelserum halkar efter. Det är ett problem. Vi behöver inte längre kåsera om Kodak, Uber, Google, Airbnb, osv. Den storyn kan vi.

Vi är också fullmatade med akronymer som AI, AR, VR, Algoritmer, Data Science, Statistisk Analys, Big Data… Vi måste börja. I det lilla. Här hemma. Nu. Inte bara oroligt se på när Internetrevolutionen sker någon annanstans. Annars får vi nog räkna med (fortsatt) utslagning av människor och verksamheter som inte längre är relevanta. Därför det är viktigt. Hm, tunga budskap inför Helgerna. Vi gör ett Nyårslöfte av det i stället! Då är det gott och väl till ett halvfullt glas. Sverige har ännu ett bra utgångsläge här :) Vi delar gärna vår syn på saken.

hub-loggaVi vill medverka till att minska gapet mellan de som kan Digitalt och de som ännu har resan framför sig. Vi har en väldigt pragmatisk syn på saken. Vi tar inspiration av teknologi som vi redan använder i privatlivet. Överför den sedan till arbetslivet.  Vi gör det enkelt att Digitalisera. Medverkar till att täppa gapet mellan de enorma informationsmängder där möjligheterna finns, och jobbet, vardagen för controllers, fastighetstekniker, inköpare, projektledare, analytiker, investmentbankers, produktchefer, direktörer, bolagsjurister, konstruktörer, ja alla vi som funderar på vad Digitaliseringen betyder för mig.

kiva-julbrev-2016Även i år stöder vi www.kiva.org. De gör ett fantastiskt jobb med Mikrolån som gör det möjligt för människor att påbörja ett entreprenörskap. Eller hjälpa små entreprenörer att bli litet större. Enkla verksamheter. Köpa en symaskin, en ko, verktyg för en liten verkstad, elektronikkomponenter för att fixa Digitala saker. Täppa gapet mellan tillvaron idag, och ansträngningar för att nå en bättre framtid.

Allt gott inför Helgerna. Varmt tack för många, härliga och givande utmaningar, möten och samarbeten under året, vi sätter stort värde på det!

Med önskan om ett Framåtlutat Nytt 2017!

Oroande om Digitala Europa – Internetrevolutionen sker någon annanstans! Det går att ändra på!

The Brussels Times, Philippe Legrain, uppmärksammar i en tänkvärd artikel ”The Urgent Need for a New Mindset in Digital Europe”.

http://www.brusselstimes.com/opinion/6929/the-urgent-need-for-a-new-mindset-in-digital-europe

Viktiga och dessvärre relevanta betraktelser. Som vi ser väldigt konkreta exempel på i vårt dagliga arbete. Men vi ser också vad som är möjligt att göra, även med små medel.

Europeiska konsumenter digitaliserar sig i ganska snabb takt. Mycket tack vare mobil- och annan teknologi, sociala medier, appar, spel och web. Detta baserat på teknologi som nästan undantagslöst är amerikansk, men även asiatisk. 

Europeiska företag däremot, ligger efter och är därför väldigt exponerade. Det mesta av det nya och spännande är allt annat är europeiskt. Åter igen, se artikeln.

europa-digitalt-3

Om vi zoomar ytterligare ser vi dessutom tydliga skillnader mellan Sverige och snittet av Kontinentaleuropa.

Sverige har ännu en ganska OK position i Europa. Även om vi laggar från den mer framstående position vi hade tidigare.

Paneuropeiska bolag har ännu en styrka av att vara just Paneuropeiska. Artikeln illustrerar tydligt varför stora verksamheter kan klara sig på sin europeiska hemmaplan även om de inte är särskilt framåtlutade digitalt.

Det beror på att samhälleliga och politiska strukturer, konkurrenslandskapet inte är lika öppna som de amerikanska. Kanske som en konsekvens av detta verkar därför inte heller tvärsnittet av de europeiska företagen se digitalisering som ett alltför prioriterat område. Många rentav lever på gamla regleringar och konserverande strukturer.

Att detta inte håller längre blir väldigt tydligt nu när informationsmängden växer, teknologi utvecklas explosionsartat, öppnas snabbt och flödar allt friare.

Ett par egna exempel från vardagen hos våra kunder.

1) Dotterbolag här i Sverige, som har sin ”centrala IT avdelning” hos moderbolaget i låt oss säga Tyskland eller England, vill gå framåt med ”digitaliseringen”. Ibland snabbare än deras moderbolag har tänkt. De hejdas då av att moderbolaget har en mer konservativ, rentav otillåtande syn på hur och varifrån sådana initiativ skall tas. Oavsett vilka diskussioner de svenska dotterbolagen vill lägga kraft på om saken så tar de energi. Farten framåt blir lika snabb som den kunde ha varit.

En del rättar in sig i ledet (kanske medarbetaren börjar se sig om efter ett nytt jobb där hens förmåga matchas av ett mer relevant digitalt stöd). Andra kämpar, når igenom men då efter en omständlig och ganska inspirationsdödande resa genom det interna organisatoriska landskapet. Av de svenska dotterbolagen kan vi också se att de (med de) amerikanska moderbolagen ofta är mer digitalt progressiva än sina europeiska motsvarigheter.

2) Svenska Fastighetsbolag som vill använda egen (IoT) data som redan finns i system från tex de europabaserade företagen Siemens eller Schneider Electric. För att slippa arbeta dubbelt med samma information, använda i en ”Big-Data” kontext, för analys eller bara återanvända i andra resurser. Men leverantörerna saknar bra sätt att öppna systemen, ser sina kunders information som ”sin, systemets”, är ”proprietära”, eller förstår bara inte frågan.

Vad händer då med dessa företag när de inte kan hjälpa sin kund, låt oss säga ett industri- eller fastighetsbolag? Ganska enkelt. Kunderna ser sig förr eller senare om efter alternativ. Börjar ta in nyare resurser med öppna API’er, som bygger på informationsdelning, delning som grund för hur lösningen utvecklas. Som inte sällan baseras på amerikansk (Open Source) teknologi.

Intressant men också vemodigt är att de enda europeiska framgångsexemplen i artikeln från The Brussels Times är Svenska; ”With a few notable exceptions such as Skype and Spotify, the internet revolution has largely happened elsewhere.”.

För den som vill läsa mer om ”digitalisering”, öppenhet och hur olika Siemens respektive GE, ett amerikanskt företag i samma bransch agerar:

http://www.economist.com/news/business/21711079-american-industrial-giant-sprinting-towards-its-goal-german-firm-taking-more

Economist digitalt art o bild Vad skall vi då göra? Ja, det är egentligen ganska enkelt. Vi gör som alla andra som är framåtlutade. Nytt ”mindset” har Legrain redan sagt. Är mer på alerten, öppnar våra ögon för allt som redan finns, utmanar där vi kan, även leverantörerna. Tar vara på de fantastiska tekniska möjligheter som finns precis framför näsan på oss, bara några klick eller ett par samtal bort. Dessa resurser bryr sig inte om vare sig europeiska eller andra gränser. Det är bara att ta för sig. Laggar man litet finns det ju så mycket mer intressant kvar att göra!

För alla som har sin bas i Sverige, eller verkar i utländska koncerner där digitala initiativ går åt båda hållen, bör vi dessutom fortsätta att göra de som gjort oss så framgångsrika hittills. Ta vara på vår nyfikenhet, snabbrörlighet, hyfsade digitala förmåga, vårt tekniska intresse och den fantastiska plattform som svenskt näringsliv fortfarande är.

Utmana oss gärna med era utmaningar. Vi visar gärna hur man gör. Visar hur vår Digitala Plattform, där vi använder oss av den senaste teknologin, kan erbjuda en enkel snabbväg till digitalisering! 

 

Bilder: The Brussels Times samt Economist - följ länkarna

GDPR, ny ”allmän dataskyddsförordning” – som med nålen i höstacken?

Den svenska personuppgiftslagen ersätts med en ny EU-förordning om dataskydd, en ”allmän dataskyddsförordning” den 25 maj 2018.

Kraven ökar på hanteringen av personuppgifter i företag och verksamheter. Vilka uppgifterna är, varför och hur de hanteras. Krav på samtycke för att uppgifterna skall få hanteras. Att de inte används för något annat det från början avsedda. Kraven skruvas upp ännu mer för personuppgifter som används för känsliga ändamål som anställning, hälsa, brottsuppgifter och andra sekretesskyddade uppgifter.

Arbetet med personuppgifter kommer att behöva bedrivas både preventivt och reaktivt.

  • Preventivt är i princip ordning och reda i ansvar, processer och rutiner.
  • Reaktivt, är att kunna svara upp mot kontroller, audits och lämna ut registerutdrag. Det kan även komma spontana krav från de som personuppgifterna avser.

Det är väldigt få som inte berörs av förändringen. Den blir ganska omfattande och beredskapen är ärligt sagt inte särskilt god. Det finns synpunkter på hur förordningen kommit till men den blir lag, och tidpunkten närmar sig snabbt.

Kraven är ännu inte solklara men det rör på sig nu. Kanske för att väldigt kännbara böter hotar den verksamhet som inte svarar upp mot kraven?

Vi får allt mer frågor om detta, eftersom vi arbetar med det ena av tre viktiga områden för att detta skall fungera, nämligen den digitala miljön och stora datamängder (de andra två områdena är människor och processer).

De som ansvarar för hantering personuppgifter idag närmar sig frågan på olika sätt. Man tar hjälp av bolagsjuristen, konsulter, IT avdelningen… eller tillsätter en ”Data Protection Officer”, ”Personuppgiftsombud”. Ännu en ”XCO” att lägga på minnet.

gdpr-nya-pul-for-linkedinDe vi känner och som börjat arbeta med saken har hittills nått en fas där hanteringen av personuppgifter diskuteras. Man har kanske haft workshops, börjat gå ner i mer detaljer. Många inser då ganska snabbt att frågan är enorm! Hur skall man veta var och hur personuppgifter hanteras i alla de filservrar, mailservrar, projektplatser, affärssystem, ärendehanteringssystem, CRM system, passersystem, molntjänster och allt man redan har? Alla tänkbara resurser där data finns, ostrukturerat, som har lagrats och ändrats, kanske under årtionden, av många medarbetare som kommit och slutat. Som nu måste inventeras!

Ansvariga behöver utses, rutiner och teknik måste till för att svara upp mot de nya kraven. Frågan kan vara lika omfattande som ”millenniebuggen” var. Hur skall man då bära sig åt?

Vi har inte svar på alla frågor. Däremot har vi redan sett att kunder som ”digitaliserar” med vår plattform ”HUB” klarar detta bättre. Informationsmängderna är visserligen stora. Men även GDPR kan bli överblickbart. Våra mänskliga ”analoga” förmågor, vår insikt och förutsättningar att förstå det komplexa kan nämligen få hjälp av de digitala maskinernas kapacitet. För att testa, pröva och hitta. Den där nålen i höstacken. Och vägen dit.

Just kartläggningen, veta vad saken handlar om är det som antagligen tar längst tid att jobba igenom. Samtidigt är det så att de flesta System och IT resurser som personuppgifterna finns i bara har rudimentära verktyg för att jobbet. Därför blir arbetet väldigt manuellt, tidskrävande och osäkert. I brist på annat blir därför redskapen i allmänhet konferensrum, White boards, färgglada pennor, gula lappar, intervjuer, samtal, Powerpoint, möten, samtal…

Vi kan visa hur en plattform som är utvecklad för att hantera stora datamängder fungerar. Hur den kan användas i många olika syften. Hur digitalisering kan påskynda redan kartläggningen inför GDPR avsevärt. Göra så att vi människor kommer igång snabbt med det som behöver göras kring GDPR. Oavsett om arbetet utförs av konsulter, jurister eller som self-service av den som redan har personella resurser in-house.

Genom att addera rätt teknik blir det mer utrymme för det som människor ännu är bäst på. Alltså utveckla rutiner, processer och organisation. För att svara upp mot de nya krav som GDPR ställer på oss. På köpet får man att det även blir lättare att spegla kraven till alla de system och leverantörer man har. En fråga som inte skall underskattas.

Ytterst handlar det om att effektivt och användarvänligt kunna vrida, vända och jobba med stora datamängder. En bonus är att ett sådant digitaliseringstänk och en bra plattform, få har ännu kommit dit, kan användas även i andra syften än GDPR. Det är viktigt med resurser som har bredd. För det här är nog bara början.

Hur låter det? Utmana oss gärna med era utmaningar. Visar hur man är igång på 48 timmar. Visar gärna vår lösning, den går att använda direktVälkomna att höra av er. 

 

Funderar ni på Dokumenthanterings-system? Eller det ni har används inte som det var tänkt?

Egentligen har alla ”Dokumenthanteringssystem”. Åtminstone ett halvt, kanske utan att ens tänka på det. Här diskuterar vi hur vi tänker om det. Och hur enkelt det går att komplettera den halva man har med de funktioner som fattas, och på det sättet få en riktigt bra helhet. Även utan traditionella dokumenthanteringssystem. 

Många har dokumenthanteringssystem på agendan, letar, tittar men kanske avstår när det framgår hur omfattande arbetet är. Andra har börjat men inte nått ända fram med införandet. Det finns även framgångsrika införanden så klart. Men på varje framgång går det förvånansvärt många satsningar som är mindre lyckade   

Antingen fallerar hela projekt. Kanske går själva införandet bra men lösningen används inte, i vart fall inte som det var tänkt och tynar därför bort. Eller lösningen återspeglar inte verksamheten, användarna styrs med policys och rundar själva systemet med egna varianter när blir för omständligt att använda. Många sitter också med stort underhåll av lösningar som kommit i drift. 

Varför? För det första, det arbete med dokument, handlingar, manualer, ritningar, och innehåll som dokumenthanteringssystemet skall stödja kan se väldigt olika ut.  

Störst chans att lyckas med dokumenthanteringssystem är när det stöder mer rutinbetonat och strukturerat arbete som kan beskrivas som processer. Där ligger nämligen grunden för taggning och metadatastrukturer i systemet.  

Det är bara det att många kvalificerade jobb ligger åt det analytiska, kreativa, undersökande och problemlösande hållet. En öppnare typ av frågor och situationer som mer sällan kan beskrivas som processer, flöden eller rutiner. Där är det snarare vi människor som är själva ”processen”. Oavsett om det handlar om ledning, försäljning, stabsjobb, utveckling, projektarbete, administration eller produktion.

Dokument hanteras och lagras då mer ostrukturerat, efter vars och ens egen idé, beroende på vilket arbete man utför och hur.  Dessutom är sådana objekt ofta inbäddade i andra system. Och många har märkt att det är väldigt svårt att återspegla detta genom taggning och metadatastrukturer. 

Just därför är det inte alls självklart att traditionella dokumenthanteringssystem tillför lika mycket värde vid sammansatt arbete som vid mer rutinbetonat. Däremot behövs riktigt vassa digitala hjälpmedel för att få ut mesta möjliga värde ur kvalificerat mänskligt arbete.

Vad är då egentligen ”Dokumenthanteringssystem”?

Viktiga kriterier man brukar tala om är; lagring av olika format, taggning, bra sökmöjligheter, versionshantering, livscykelhantering, åtkomstkontroll, loggning av ändringar och hur handlingar används, in- och utcheckning av objekt, delning, mobil åtkomst, mm.

Dessa kriterier fastställdes innan vi hade dagens snabbt expanderande universum av nya molntjänster, appar, webbar och system som på olika sätt hanterar sådan information. Alltså dokument, mail, handlingar, ritningar, bilder, inbäddade objekt.

dropbox-exempel-mappar

Därför inser man lätt att det kan bli en övermäktig uppgift att försöka fånga dessa snabbt expanderande informationsmängder i ett enda dokumenthanteringssystem.

Kanske borde vi därför se saken från ett helt annat håll i stället? Fråga oss hur många ”kriterier” för dokumenthanteringssystem som egentligen behöver mötas? Och när? Eller hur väl de lösningar man redan har möter dem?

Vi har arbetat mycket med den här frågan. Vi vill påstå att det som ofta saknas är en riktigt vass sökfunktion. Bra sätt att få relevans i informationen man hittar. Gärna filter och möjligheter att se informationen från olika håll. Självklart också att kunna nå de olika data- och dokumentkällor man har samtidigt.

Just nu händer det saker! Precis de här funktionerna går att få tag på separat numera. De finns som tillägg till redan befintliga datakällor och system. För att komma åt funktionerna behöver man inte längre flytta alla objekt till ett dokumenthanteringssystem och byta ut systemen där dokument, ”content”, ostrukturerad information redan ligger. Ungefär som med BI, där man också utökar redan existerande datakällor med nya funktioner.

På det sättet kan man både möta ”kriterierna för dokumenthantering” och samtidigt jobba vidare i befintliga resurser utan att ändra i dem. Bästa av två världar, och flexibilitet!

Vad gör då dessa tillägg? De hanterar stora datamängder, algoritmiskt, statistiskt, grafiskt och med kvalificerad dataanalys. De tittar på hur och var informationen lagrats, i vilka format, om det är på egna servrar eller i molnet, om den taggats, om det finns metadata och framför allt, vilket innehåll, ”content” som finns. Saknas det taggar och metadata kan de skapas maskinellt på ”syntetisk” väg, med hjälp av algoritmer.

Behörigheter, åtkomstkontroll, versionshantering, loggning, mm kan ärvas från källsystemen där originalinformationen redan finns.

Resultatet är en helhet bestående av vassa sökmöjligheter, filter, analyskapacitet och kontroller. Precis som med traditionell dokumenthantering. Busenkelt att använda med allt på ett ställe. Befintliga system behöver varken ändras eller bytas. Och det sker helt utan de sedvanliga utvecklingsprojekten.

Vi visar gärna hur det går till. Vår paketerade, standardiserade molntjänst ”HUB” adderar vassa funktioner till befintliga lösningar där dokument och övrigt ”content” lagras idag. På köpet får man en riktig ”snabbväg till digitalisering”  https://www.hubapp.org/

På 24 timmar kan vi ge helt nytt liv till er egen information, era IT resurser. Interna som externa, ni väljer. Ett helt nytt sätt att göra det på. Inga servrar, licenser, konsulter. Agilt, inga projekt. Bara aktivera tjänsten.  Vi bjuder på en test. 

Utmana oss gärna med era utmaningar!

”Digitalisering” – vad är det?

Samtalsämnet ”Digitalisering” seglar allt högre upp i medvetandet i affärslivet, allt högre upp i organisationerna. Samtidigt är det många som fortfarande frågar sig vad det egentligen är. Digitala system har vi ju haft i gott och väl ett halvsekel?

OPAB vad är digitalt

Digitalisering för oss är att dessa digitala system och resurser gör mer än enbart förlänger våra befintliga förmågor.

Så här tänker vi. Manuellt arbete har sedan länge mekaniserats. Skruvmejsel blev skruvdragare. Hammare blev spikpistol. Trappor blev hissar. Ni är med.

Det är likadant med merparten av våra nuvarande IT system. De snabbar upp Ledning, Administration och Produktion. Arbetet på kontoret. Övervakningen av drift- och produktionssystem. Hjälper oss att bli mer rörliga, få bättre information närmare arbetsuppgifterna.

Gemensamt för allt detta är att människan i princip kan utföra alla dessa uppgifter. Inte lika snabbt bara, eller med samma uthålliga precision.

I nästa steg började digitala maskiner hjälpa oss att lösa komplicerade problem. Stora datamängder kunde bearbetas maskinellt för att göra budgets, prognoser, hållfasthetsberäkningar, ruttplanering, beräkningar av varuflöden, lastbalansera komplicerade maskiner… Det är komplicerat, men med kraftfulla datorer klarar vi det. Och det komplicerade är till innehållet 100 % begripliga modeller och metoder för oss människor.

Högst upp finns det som alltid har kittlat människan, väckt vår upptäckarlusta, nyfikenhet, lust att forska, utveckla, komma framåt. Nämligen det komplexa.  Det  vi inte riktigt begriper, som gränsar till det okända. Något så enkelt som hur vädret skall bli bara några dagar framåt. Eller på vilket sätt Ericsson skall navigera i ett allt mer intrikat och föränderligt affärslandskap. Eller när en maskin knäcks av vibrationer. Vi vet på ett ungefär, i alla fall i närtid, och kan anta, gissa. Men vi kan inte svara exakt på den typen av frågor. Vi måste fatta beslut!

Det är just här, när det komplicerade övergår i komplext som vi menar att ”digitalisering” kan hjälpa oss människor mest. Att hjälpa oss att bli vårt allra bästa jag. Den vi vill vara, den vi utbildats till att vara, den vi är motiverad att vara, där vår energi och drivkraft finns. Och där vi ställer oss de svåraste frågorna!

OPAB - bild - Enkelt - Komplicerat - KomplextDet är därför vi skall bli kompis med digitala maskiner! Vi skall ta hjälp av dem så högt upp i denna pyramid som vi bara kan. Vi skall inte utföra mekaniska uppgifter som maskiner kan utföra. Vi skall inte lägga tid på beräkningar och rapporter som maskiner kan hjälpa oss att göra. Vi skall ta hand om det som de digitala maskinerna vräker ur sig. I enorma mängder faktiskt. Det numera axiomatiskt att 90 % av all information i världen har genererats under de senaste två åren!

Det är nödvändigt för att vi skall komma ens i närheten av en chans att få tid med de komplexa överväganden och beslut som samhället och affärslivet ställer krav på. Än finns nämligen inga maskiner som kan fatta beslut åt oss i komplexa frågor!

Grunden för detta komplexa är nästan alltid information. I enorma mängder. Som går bortom oss själva, till och med bortom våra organisationer, den är global. Därför måste vi ta hjälp av organiskt länkad information, algoritmer, statistik, kapacitet att hantera stora datamängder. Lita till att det kommer ut något som vi inte visste fanns men som vi har stor nytta av. Lägga vår mänskliga klokhet och förmåga på toppen av detta.

I det lilla gör vi det redan. Det räcker med att göra en enkel sökning på Spotify för att inse att det går att hitta mer än det man visste fanns. Spotify använder  källdata, länkar, algoritmer, statiska modeller och metoder för att föreslå sådant som inspirerar, ger nya insikter och nya kunskaper. Inte bara hitta det vi redan visste fanns alltså.

Hittills har det varit precis likadant med hanteringen av affärsinformation som det har varit med musiklyssnandet. När livemusik kunde lagras och delas gick vi från stenkaka till LP skiva, som blev både musikkassett och CD skiva innan det hamnade på servrar. Enklare, snabbare med mindre svaj och knaster. Men fortfarande fick musikkonsumenterna precis vad de visste fanns och ville höra.

Affärsinformation, Drift- och Produktionsdata finns också på servrar. Företag kan använda samma slags teknologier som vi redan använder som privatpersoner. På det sättet kan företagen vitalisera sin informationsanvändning. Och medverka till att vi människor blir litet mer av våra bästa och mest inspirerade jag.

Utmana oss gärna med era utmaningar – så visar vi hur vår paketerade molntjänst ”HUB” kan ge er en riktig snabbväg till sådan digitalisering- och hur vill bidra till att människan blir vad den är ämnad att vara!

Digitalisering för yrvakna – såväl världsledare som vanliga dödliga följare!

Nu samlas de stora i Davos. Digitalisering är på agendan som aldrig förr.

Jacob Wallenberg i SvD 22 januari, om en ny rapport som presenteras på toppmötet; ”Jag hör till dem som lite yrvaket konstaterat vilka möjligheter som finns här” där rapporten menar att ”Svenska företag digitalt underlägsna…  på efterkälken när det gäller digitaliseringen.”.

Karin Schreil Jonsson säger i samma artikel att ”Min tolkning är att vi inte mentalt är där, att vi inte fullt ut har insett vilka möjligheter digitaliseringen innebär”.

Och Mikael Damberg vill ”nyindustrialisera Sverige och framhäver vikten av digitalisering”.

Hur kunde vi hamna här? Sverige, landet med hem-PC revolution, enorm mobiltelefonpenetration, bredbandssatsningar och spelsuccéer?

SvD svenska företag digitalt underlägsna

Korta versionen:

Hittills har vi använt digitala hjälpmedel som förlängningar av våra egna förmågor, som vilka verktyg och redskap som helst. Och där är vi fortfarande. ”Digitalisering” är inte att uppgradera CRM-systemet från version 4.7 till 4.8 eller byta server! Så att säga. CRM systemet hjälper oss att göra mer och bättre av det vi redan kan. Hålla ordning på register, påminnelser, ta det ena steget före det andra, räkna och skapa översiktsbilder, se hur vi ligger till… inte så mycket annat än det vi kunnat sedan vi började sälja på ett strukturerat sätt.  Vi har nu samlat på oss oerhörda mängder med sådana digitala redskap. Hårda som mjuka. Som stöder redovisning, krediter, ärenden, tillverkning, logistik, handel, kommunikation, marknadsföring. De i sin tur har alstrat enorma mängder information.

Digitalisering” handlar nu om vad dessa digitala resurser kan göra för oss. Fysiska digitala resurser i form av apparater och robotar. Virtuella digitala resurser i form av logik, system och data. Storyn om Kodak, Uber och Googles självkörande bilar kan väl alla nu. Den om gamla affärsmodeller som kollapsat, eller nya som utvecklats explosionsartat.

Den story vi behöver bygga på nu börjar med att vi förstår mer om algoritmiskt och statistiskt tänkande, teknologi, hur vi utvinner nytta från stora datamängder och logik, hur vi tar oss själva vidare med hjälp av sådant som andra redan har gjort. Bygger vidare och delar i stället för att börja om från början varje gång. Som det lätt blir när man enbart ser digitala resurser som handredskap. För att kunna jobba närmare toppen på vår kompetenspyramid!

Det digitala landskapet är naturligtvis enormt. Vi har valt att bli duktiga på att förstå det som sker på kontoren, tjänstemännens arbete, även kvalificerat sådant. Vi tror nämligen att den digitala revolutionen kan ha mycket gott med sig. Vi har sedan starten studerat många verksamheter, system och bearbetat enorma mängder med information. Vi ser hur våra kunder rör sig i sina informationslandskap, hur de arbetar och utvecklingsmöjligheter som finns.

På samma sätt som med iPhones ”Siri”, kan vi nu börja fråga de befintliga systemen och informationen vad den kan göra för oss! När vi kombinerar kundernas kunnande om sin egen affär, vårt kunnande om det digitala och vår verktygslåda ”HUB” börjar det uppstå utvecklingsmöjligheter!

Visst kan vi se att arbete som tar fem dagar per vecka kanske kan utföras på fyra, eller tre. Men vi kan också se att de flesta som vi jobbar med faktiskt är nedlastade med just sådant inte alltför värdeskapande arbete. Men skulle vilja ha mer tid för det man är utbildad, brinner för. Genom att ta de här inledande, små och förvånansvärt enkla stegen kan man på kort tid komma igång. Inleda utvecklingen mot det mer kreativa, innovativa, analytiska, sociala och roliga. Det som vi människor än så länge gör bäst. Och det gärna tillsammans med robotar och alla läckra, nya digitala resurser!

I den helt nyutgivna ”Robotrevolutionen” beskriver Stefan Fölster olika sådana möjligheter. Inom område efter område. Hur det utvecklas även för de kvalificerade jobben (hittills är det mest de lågkvalificerade jobben som rykt i automatiseringen), vad som händer när robotar blir allt bättre, hur fyra av fem bilar kan skrotas, hur algoritmer ställer diagnoser, hur stora delar av ekonomin omdefinieras, institutioner som faller. Vilket även ledarna i Davos nu ”yrvaket” börjat inse.

Låter detta intressant? Vi träffar, och utmanar dig gärna. Med det vi lär oss om digitalisering varje dag. Och med vår verktygslåda för digitalisering- som vi låter våra kunder testa gratis med eget data, så mycket tror vi på den. Välkommen!

Julbrev 2015

Inför helgerna – Dåtid – Nutid – Framtid!

Snart Helg. Efter ett år med förändringar, omvälvningar, katastrofer som verkar vara ”det nya normala”. Åtskilligt är bättre än någonsin. Andra möter de största utmaningarna sedan andra världskriget. Kriget var en katastrof. Tiden efter kriget var oerhört svår. Ändå lyckades människan formulera en ny vision och ordning för världen, ena människor och sätta fart på en enastående utveckling. Utvecklade ekonomier lever i den framgångssagan än idag. Är ”det nya normala” egentligen återkommande prövningar som vi människor måste acceptera och ta hand om? Och möjligheter vi måste lära oss att se vaket på!

Visionära ledare, breda överenskommelser och en Marshallplan orkestrerad av USA var lösningen då. Är bilden så mycket mer komplicerad idag? Vi har klimathotet som breddar utmaningarna. Men vi har haft både krig och migration till följd av geopolitiska förhållanden förr. Hur skall vi med all kunnande vi har, få ordning på våra mänskliga liv i närtid och miljömässiga utmaningar i framtiden?

Är ”det nya normala” en kris även för dagens politiska och samhälleliga ledarskap, institutionerna? Att storskalighet som modell för att utveckla gemensam infrastruktur, trygghetssystem, teknologi, institutioner för vård, omsorg, utbildning, mycket mer hackar?

För nu växer det fram en ny och mer finmaskig modell. Och Digital teknologi som förflyttar. Vi som jobbar i detta landskap ser det väldigt konkret. Storyn om Kodak och Tesla känner alla till. Nu sker denna förflyttning på bredare front. Stora förändringar sätts igång med hjälp av möjligheter i det lilla, som blir nytt och större.

Vi själva är en start-up. Lever i detta finmaskiga nätverk av människor och digitala resurser varje dag. Öppenhet för idéer, kunnande, programvara, tjänster, teknologi. Som har gjort det möjligt för oss att testa och realisera en vision som formulerades ganska nyligen- att medverka till att göra bra saker av digitaliseringen.

Vi delar den här visionen med våra kunder, som vill testa, åstadkomma en förflyttning i sina etablerade affärsverksamheter. De är övertygade om att Digital Teknologi är viktigt för sin förflyttning och har gett oss förtroendet att bidra i det lagarbetet. Vi ser att det snabbt drar igång positiva spiraler och fungerar.

HUB_App

Responsen har varit fantastisk. Särskilt för HUB, vår molntjänst som används för att digitalisera verksamheter. Teknologi för att åstadkomma den förflyttning som så många behöver komma igång med. Den responsen är vi ödmjukt tacksamma för.

 

I en start-up känns det naturligt att hjälpa andra som också är det, eftersom det driver innovation och utveckling. I år stöder vi http://www.kiva.org/ , som utvecklar små verksamheter i utsatta delar av världen. Kiva matchar människors idéer med mikrolån. Till en symaskin, en ko, varulager, en persondator, verktyg, sådant som behövs för att komma igång. Verkligen småskaligt, lågteknologiskt och en början i det lilla. Som Kiva kan nå ut med tack vare det digitala, och bidra till bättre liv och utveckling i hårt prövade delar av världen.

Kiva

Kivas historik är fantastisk. Nästan alla lån betalas tillbaka. Det visar att de verkligen har haft effekt. De som får lånen kommer igång, betalar tillbaka lånen, kan utveckla sina affärer, gå vidare. Många små steg mot mer storskalig återuppbyggnad funkar. Något för världens ledare att lära sig mer av?

 

Varmt tack för fint samarbete under året. Allt Gott inför helgerna – Hopp och Tro om ett enastående Nytt 2016!

 

”Management by gasa-och-bromsa samtidigt”, våra affärer, jobb och det digitala

Gasa och bromsa samtidigt? Inte möjligt säger många managementskolor. Samtidigt är verkligheten ofta sådan att det är nödvändigt. Låt oss resonera med en liknelse från rallytävlingarnas värld.

En som gjorde det till en konst att åka lika snabbt som de bästa rallyförarna – trots begränsade resurser – var den nyligen bortgångne rallylegendaren Erik Carlsson. Och hans framgångar byggde på att just gasa och bromsa samtidigt!

Litet bakgrund. När det begav sig var de stora märkena representerade vid Monte Carlo rallyt och andra internationella tävlingar. De kom dit med stora, tunga och motorstarka bilar. Stora staber med människor och utrustning. Och de åkte fort. När det gick rakt fram.

Eric Carlsson åkte i en av de motorsvagaste bilarna, från en liten tillverkare i Trollhättan med knappa resurser. På pappret hade bilen små chanser mot de snabbare vagnarna.

Carlsson

För att kunna tävla om placeringarna gällde det alltså att utarbeta helt nya strategier. En enkel analys sade att möjligheterna uppstod när det började svänga. I en sväng gäller det att bromsa så sent som möjligt, undvika att åka av vägen och snabbt få upp farten igen.

Svängar tar därför tid, fart och kostar placeringar. Eric Carlsson kom då på att om man inte släpper gasen så behålls motorvarvet. Om man samtidigt trampar till snabbt på bromsen med vänsterfoten precis när det svänger så positioneras bilen rätt och den går igenom svängen mycket kvickare.

Det var där det avgjordes. Eric Carlsson vann en rad internationella rallyn mot långt mer resursstarka fabriker, bilar och förare. Det är en underdog-stil som fått många anhängare. Och kanske speglar vad som krävs av oss, ganska få människor i en avlägsen del av världen.

Även om världen sägs bli allt mer ”global” och ”uppkopplad” gäller nog fortfarande att vi behöver jobba som Eric Carlsson och dessa tidiga ”underdogs”. Utnyttja våra resurser och ta vara på möjligheterna maximalt, i den stora världen. Vi tävlar med jättar som redan i utgångsläget har enorma hemmamarknader och kritisk massa för allt de som vi själva får hushålla hårt för att få resurser till.

Och vi lyckas ofta. Kanske tack vare ”Management by gasa-och-bromsa samtidigt”. Banbrytande, eller ”disruptivt” som dagens språkbruk har fått det till.

Och visst svänger det. SAAB är borta, hur väl än Carlsson än gasade och bromsade. Och det gäller en rad industrier, branscher även i vår del av världen. Fast gasa-bromsa-tekniken lever vidare.

Men hur jobbar vi idag? När vi arbetar med företag och organisationer kan vi se att många är oerhört upptagna och engagerade med några initiativ åt gången. Att gasa. Eller bromsa. Och att det tar all uppmärksamhet. Att det tar så mycket uppmärksamhet beror i sin tur på att vi fortfarande jobbar som om vi stod vid, ursäkta liknelsen, bandet på SAAB.

Ledning och det löpande administrativa bandet består av arbete med affärsplan, marknadsplan, säljplan, produktionsplan, budget, prognos, uppföljning, litet processutvecklingsarbete… året blir indelat i förutsägbara och väldigt absorberande steg och aktiviteter. När det satts igång konsumerar de nästan all mänsklig kapacitet. Det går att få upp hög fart på det sättet men när det svänger så kan det sladda rejält. Reaktionerna, åtgärderna, ofta orkestrerade av ledningen kan bli ganska vilda.

Det måste inte vara såhär. Dagens digitala landskap kan göra oss alla till vänsterbromsare. Göra resultatet av vårt arbete bättre. I vår del av världen varken kan eller behöver vi alltid ta till oss den stora världens management- och ledningsfilosofier. Det fina med det digitala landskapet är att resurserna är tillgängliga för stor som liten. Den som gör rätt avvägningar här kan få fina framgångar. Och det gäller verkligen inte enbart de digitala superstjärnorna. I någon utsträckning kan det tillämpas på alla verksamheter. Faktiskt alla utom de som äts upp av paradigmskiften. Och även sådana öden är ofta påverkbara, för den som är på alerten.

Vi har sedan starten haft förmånen att arbeta med kunder som vill testa, se hur dagens digitala möjligheter kan utveckla affären och våra jobb. Oftast i liten skala först. Gå rakt på sak, lära sig, växla upp vartefter kunnandet utvecklas. Öka chanserna att snabbt kunna ta vara på möjligheter och samtidigt parera för händelser. Minska fartförlusterna och på det sättet bli mer framgångsrika. I det avseendet skiljer sig inte en rallytävling från hur dagens snabba och svårförutsägbara affärslandskap ser ut.

Utmana oss gärna med era utmaningar – vi delar gärna med oss av hur det här kan gå till :)

Skiktröntga era Affärssystem och Filservrar!

”Under strecket”, SvD, den 27 april skriver fil dr, jur kand Nicklas Lundblad att ”När våra instrument förändras, förändras också våra möjligheter att studera världen. Teleskop, mikroskop, och kemiska analysmetoder öppnar nya skikt av verkligheten för studier, och vi kan plötsligt se natthimlen, blodet och kvarlämnade benrester med nya ögon. I vår tid är det allt mer uppenbart att datavetenskapen erbjuder en mängd nya instrument som gör att vi kan närma oss alla olika kunskapsområden på nytt, med nya verktyg”.

SvD under strecket domstolarVi kan bara instämma. Och det gäller inte enbart naturvetenskapen. Det gäller i högsta grad det som sker på våra ombonade kontor, eller i domstolarna. Det som brukar kallas ”disruptiv teknologi ” har kommit för att stanna. Molntjänster, öppen källkod och lättanvända gränssnitt kompletterar traditionella affärssystem, filservrar och de IT resurser vi ärvt, vidareutvecklat och använt sedan länge.

Vi har tillsammans med våra kunder börjat införa sådan ny teknik i befintliga miljöer. Med väldigt goda resultat. För att koppla till ingressen, ungefär som att rulla in en skiktröntgen på kontoret och se informationen i systemen, på ett helt nytt sätt.

Syftet är i regel att se hur nya Digitala hjälpmedel kan bidra till att utveckla arbetssätt, verksamhet och affär. De mesta utmanas ganska hårt just nu. Ett paradigmskifte för våra jobb, som i bildens referenser till juridik och domstolsväsendet, det som sker på kontoren och i produktionen, hela vägen till värdeerbjudandet som utmanas av alerta medtävlare.

Med dessa nya Digitala hjälpmedel kan nu våra kunder se sin egen information på ett sätt som ingen sett den förut. Till det nya hör att det går snabbt att komma igång. De analys- och sökverktyg som vi arbetar med implementeras så att det inte på något sätt stör det befintliga IT-ekosystemet eller hur det används. Vi kan därför börja experimentera direkt och uppnå resultat snabbt. Och det vi tillför är nya perspektiv, som alltid ger nya insikter.

Det är viktigt att börja införa ny teknik. Den kommer att få fotfäste snabbt eftersom den tillför mycket utan att störa det befintliga. Den har också en helt annan prislapp eftersom utvecklingsarbetet har nytta av komponenter och kunskapsdelning genom öppen källkod. Införandet är smidigt eftersom allt fler lösningar finns i molnet som tjänst. Resurs- och tidsåtgången för att få igång lösningarna är liten. Och det är billigare än någonsin att testa. Dessa resurser hyrs ofta som tjänst (SaaS, mm). Det som inte fungerar kan helt enkelt avslutas.

Vår Analys- och Söktjänst ”HUB” är en SaaS lösning i molnet. Införandet går på några timmar. Inga implementeringsprojekt eller konsulttimmar för att installera. Det enda vi behöver är tillgång till de delar av IT-miljön som man vill fördjupa sig i och se på ett nytt sätt. Sedan är man igång, resultat direkt. Tjänsten är enkel att använda och samtidigt väldigt kvalificerad under skalet. Algoritmer, Index och maskinell Dataanalys underlättar för oss människor att se och förstå. Det är det nya.

Och det här är viktigt. Det är omöjligt att bara kasta bort IT-arvet. De traditionella systemen har funnits länge och många vet hur de används. Däremot kan de fungera som ett blysänke ibland. Vi måste därför få maximal nytta av dem, få igång dem. De utgör en enorm investering. Samtidigt är de så rotade i gårdagens arbetssätt att de inte längre är i takt med den snabba utvecklingen i affärsliv, samhälle, hur man behöver komma åt och använda information.

Nu vet vi att det finns möjligheter att rulla in en slags skiktröntgen för CRM system, Intranät och externa webbar, ”drop-boxar”, Ärendehanteringssystem, Ritningssystem, Fil- och Mailservrar, de traditionella IT resurserna. Och faktiskt se informationen i dem på ett sätt som ingen sett den förut. Det öppnar alltid nya perspektiv, idéer och möjligheter, vi lovar. Utmana oss gärna med era utmaningar, det tar bara en liten stund att visa!